Privacy Reglement Arthemis KDV BV

Per 25 mei 2018 is de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) van toepassing. Dat betekent dat er vanaf die datum dezelfde privacywetgeving geldt in de hele Europese Unie (EU). De Wet bescherming persoonsgegevens (Wbp) geldt dan niet meer. Ook binnen de kinderopvang worden gegevens van kinderen, ouders, medewerkers en sollicitanten bewaard. Daarom hebben wij een privacyreglement opgesteld.

Inleiding Algemene Verordening Gegevensbescherming

Bij Kinderdagverblijf Arthemis gaan we zeer zorgvuldig om met de privacy van onze kinderen, ouders, medewerkers, stagiaires en sollicitanten. Dit doen wij in overeenstemming met de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze taak en functie binnen de kinder-/gastouderopvang worden verwerkt en bewaard waarbij we een bewaartermijn in acht nemen die is vastgesteld binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Voor vragen of opmerkingen over ons privacy reglement kunt u contact opnemen met:

Arthemis KDV BV
t.a.v. Miranda Hooghart , directeur
Springweg 120 E
3511 VE Utrecht
030 – 2218958

Verwerking van persoonsgegevens binnen de kinderopvang vallen onder het vrijstellingsbesluit en
hoeven niet gemeld te worden bij de Autoriteit Persoonsgegevens (AP).

1. Het verwerken van klantgegevens

Bij Arthemis KDV verzamelen en verwerken wij alleen gegevens die nodig zijn voor de uitoefening van onze taak en functie binnen de kinderopvang, waarbij we een bewaartermijn in acht nemen die is vastgesteld binnen de Algemene Verordening Gegevensbescherming.

Onze klantgegevens (gegevens van ouders en kinderen) worden geregistreerd met als doel:
• Het onderhouden van contacten met de ouders, voogden en/of verzorgers van de kinderen
• Het verwerken en bewaren van adres- en bankgegevens in verband met de facturatie en het
uitvoeren van de overeenkomst zoals deze met de klant is overeengekomen
• Het aanvragen van toeslagen en subsidie
• Het verwerken en bijhouden van gegevens die betrekking hebben op het welzijn, de
ontwikkeling, verzorging, opvang en begeleiding van het kind

Hieronder hebben wij aangegeven welke gegevens worden verwerkt en wanneer dit gebeurt.

1.1 Inschrijving

Nieuwe (potentiële) klanten schrijven hun kind in via onze website. Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt om een overeenkomst tussen de ouders en Arthemis KDV op te stellen. De gegevens die hierin worden vastgelegd en bewaard worden opgegeven door de ouders en zijn van belang om tot een goede uitvoering van de overeenkomst te komen:

Ouders
– Volledige naam van beide ouder(s)
– Adresgegevens
– E-mail adres
– Telefoonnummer (vast, mobiel, werk)
– BSN van de ouder(s)
– Bankrekeningnummer
– Geboortedatum

Kind
– Volledige naam van het kind
– Adresgegevens
– Geboortedatum
– Soort opvang
– De tijden waarop het kind wordt opgevangen
– BSN van het kind

Bij het opslaan van deze gegevens hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens.

1.2 Kind dossier

Zodra de opvang van start gaat wordt er een kinddossier samengesteld die van belang is voor de uitvoering van de overeenkomst met de ouders en de ontwikkeling en het welzijn van het kind. In het kinddossier worden de volgende gegevens vastgelegd en gedurende de periode van opvang bijgewerkt:
– Kindgegevens
– Afspraken die met de ouders en het kind zijn gemaakt ten behoeve van de opvang*
– Verklaring medicijngebruik en het toedienen hiervan*
– Actieplan medisch handelen inzake wet BIG
– Aftekenlijst medicijntoediening*
– Bekwaamheidsverklaring voor het uitvoeren van medische handelingen
– Actieplan anafylaxie*
– Observaties van het kind
– Verslag oudergesprek*
– Verslag kindbespreking in groepsoverleg
– Documenten, verslagen en gegevens die betrekking hebben op de Meldcode*
– Afspraken omtrent het delen van (digitale) media waarop het kind te zien is

Gegevens worden vastgelegd door de pedagogisch medewerker. De met een sterretje gemarkeerde zaken worden (mede) door ouders aangegeven. Ook hiervoor hanteren wij de wettelijke bewaartermijnen van de belastingdienst en de aanbevolen bewaartermijnen van de Autoriteit Persoonsgegevens

2. overige afspraken en richtlijnen

2.1 Gedragscode

Voor alle medewerkers van Arthemis KDV geldt dat zij zorgvuldig omgaan met de privacygevoelige gegevens van klanten en van collega’s. Dit betekent dat:
• privacy gevoelige onderwerpen met ouders worden besproken zonder aanwezigheid van andere ouders; Indien er tijdens het haal- of brengmoment gevoelige zaken met ouders besproken worden, gebeurt dit in een ruimte waar andere ouders het gesprek niet kunnen volgen;
• buiten de werk kring geen casus met naam en toenaam wordt besproken;
• in notulen gebruik wordt gemaakt van initialen als kinderen genoemd worden. De overdrachtsmap is voor intern gebruik, daarin kunnen namen volledig geschreven worden;
• schriftelijke gegevens zorgvuldig worden opgeborgen in een afgesloten kast;
• tot eenjarige leeftijd schriftjes worden gebruikt. En voor alle leeftijden hanteren we het ouderportaal. Zowel schriftjes als het ouderportaal is voor de ouders van het kind bedoeld. Andere ouders kunnen deze niet inzien;
• Er niet tegen ouders in negatieve termen wordt gesproken over groepsgenoten van hun kind;
• collega’s niet over elkaar praten en dat er geen gegevens over medewerkers met elkaar worden uitgewisseld zonder medeweten van de betrokkene;
• er geen privégegevens van medewerkers aan ouders wordt verstrekt;
• computers, laptops, telefoons en ipads op kantoor en de groepen zijn beveiligd met een wachtwoord; er is een aparte teamaccount en een account voor de teamcoördinator, directie en backoffice

2.2 Inzage, controle en wijziging van gegevens.

Vanuit de WBP hebben de contractouders het recht om hun gegevens in te zien, te corrigeren en te verwijderen. Het inzagerecht houdt in dat ouders een aanvraag kunnen indienen om inzicht te krijgen in welke gegevens Arthemis KDV over hen of hun kinderen verwerkt. Indien een dergelijke aanvraag bij Arthemis KDV binnen komt, zal Arthemis KDV de volgende informatie te verschaffen aan de ouders:
• De doeleinden van de gegevensverwerking; waarvoor worden de persoonsgegevens ingezet
door Arthemis KDV.
• De aard en de herkomst van de persoonsgegevens die verwerkt worden; dit kunnen bijvoorbeeld de gegevens zijn die ouders actief hebben verstrekt bij het inschrijven, of die Arthemis KDV heeft verzameld gedurende de opvangperiode.
• De ontvangers van de gegevens; dit zijn de derde partijen aan wie Arthemis KDV gegevens verschaft en die deze gegevens voor eigen doeleinden kunnen verwerken. Denk hierbij aan de Nanny4All, Belastingdienst, Administratiekantoor BijBVO, Financieel advies Ton Lemmen, GGD of het CJG.

Daarnaast hebben klanten van Arthemis KDV het recht om gegevens te corrigeren en/of te verwijderen. Dit volgt na een inzageverzoek. Correctie of verwijdering mag de klant vragen indien de gegevens feitelijk onjuist zijn, niet nodig zijn om het doel te behalen, of als de gegevens in strijd met
een wettelijk voorschrift worden verwerkt. Om te voldoen aan een dergelijk verzoek van de ouder, hoeft er niet per se sprake te zijn van een verwijtbare gedraging door Arthemis KDV. Feitelijke onjuistheid van gegevens hoeft tenslotte geen gevolg te zijn van het niet voldoen aan de zorgplicht
door Arthemis KDV. Gegevens kunnen ook per ongeluk foutief zijn opgegeven of ingevoerd. Bovengenoemde rechten zijn niet onbeperkt. Het is namelijk mogelijk dat Arthemis KDV een wettelijke bewaartermijn moet naleven van bijvoorbeeld de Belastingdienst. In dat geval is het voor Arthemis KDV wettelijk gezien niet toegestaan bepaalde gegevens te verwijderen, ook al verzoekt de klant hierom. Arthemis KDV zal dan aangeven dat zij enkel de gegevens kan verwijderen waar geen wettelijke bewaartermijn voor geldt, en dat de overige gegevens verwijderd zullen worden op het moment dat de wettelijke bewaartermijn is afgelopen. Arthemis KDV zal in alle andere gevallen de gegevens daadwerkelijk verwijderen of, als verwijderen echt niet mogelijk is, anonimiseren.

Een verzoek van een klant wordt binnen vier weken beantwoord. Dit kan een bevestiging zijn dat het verzoek wordt nageleefd, of een weigering, die met redenen omkleed zal zijn. Een verzoek tot inzage, correctie of verwijdering van gegevens kan worden ingediend bij het secretariaat van Arthemis KDV.

2.3 Bewaartermijnen

Gegevens van personen worden nooit langer bewaard dan noodzakelijk. Hierbij hanteren wij wettelijke termijnen en termijnen die door de Autoriteit Persoonsgegevens worden aanbevolen. De hier onderstaande bewaartermijnen zijn van toepassing vanaf het moment dat het kind de opvang
verlaat en de overeenkomst wordt stopgezet.

Gegevens van de ouders
Volledige naam 7 jaar Wettelijk
BSN 7 jaar Wettelijk
De overeenkomst / contract 7 jaar Wettelijk
Financiële transacties 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 2 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 2 jaar Aanbevolen
Bankrekening nummer 2 jaar Aanbevolen
E-mail adres 2 jaar Aanbevolen
Telefoonnummer 2 jaar Aanbevolen

Gegevens van het kind
Volledige naam 7 jaar Wettelijk
BSN 7 jaar Wettelijk
Adresgegevens 2 jaar Aanbevolen
Geboortedatum 2 jaar Aanbevolen
Medische gegevens 2 jaar Aanbevolen
Gezondheidsgegevens 2 jaar Aanbevolen
Gegevens ontwikkeling kind 2 jaar Aanbevolen
(Dag)boek / overdracht 1 jaar Aanbevolen
Beeldmateriaal* 1 jaar Aanbevolen Kinddossier (papier op de vestiging) Niet bewaard na einde contract, tenzij er sprake is van een meldcodeproces; dan 2 jaar. Geen wettelijk termijn

Foto’s en video’s van kinderen zijn persoonsgegevens in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming. Het publiceren van beeldmateriaal van kinderen op een internetpagina of op social media is een vorm van verwerken van persoonsgegevens. Dit betekent dat we hier uiterst zorgvuldig mee omgaan en ook bij het delen van foto’s via een internetpagina of op social media de bewaartermijn in acht nemen.

2.4 Beveiliging

Gegevensverwerking gebeurt voornamelijk digitaal daar waar het gegevens met betrekking tot het contract tussen ouder(s) en Arthemis KDV geldt. Arthemis KDV heeft een beleid op het gebied van informatie beveiliging. Hierin is onder andere vastgelegd hoe de toegang tot informatie verkregen
wordt en is vastgelegd welke functionaris binnen Arthemis KDV toegang heeft tot welke informatie. Als onderdeel van dit beleid vindt er jaarlijks een externe controle en elk kwartaal een interne controle plaats. Schriftelijke documentatie met betrekking tot het kinddossier wordt opgeborgen in een af te sluiten
kast.

3. Uitwisseling van klantgegevens

3.1 Wettelijke uitwisseling van gegevens

Arthemis KDV biedt een veilige en vertrouwde omgeving en vindt het belangrijk dat de ontwikkeling van kinderen gestimuleerd wordt. Het is hierbij belangrijk dat er regelmatig overleg en afstemming plaatsvindt met de ouders/verzorgers. Onderdeel van dit overleg is het uitwisselen van informatie. Arthemis KDV wisselt ten behoeve van de uitoefening van haar taken ook persoonsgegevens uit met derden (Belastingdienst, GGD, CJG, Gemeente, scholen, en andere instanties). Hierbij gelden de volgende bepalingen conform de WBP:

Persoonsgegevens kunnen zonder toestemming worden verstrekt aan derden voor zover hiervoor:
• een wettelijke grondslag aanwezig is (bijvoorbeeld in het kader van Toeslag kinderopvang);
• indien dat gelet op het doel waarvoor de gegevens zijn verzameld is toegestaan en de betrokkene redelijkerwijs kan weten dat verstrekking plaats kan vinden
• op grond van een dringende en gewichtige reden, voor zover de persoonlijke levenssfeer van de geregistreerde(n) daardoor niet onevenredig geschaad wordt. In alle andere gevallen worden de gegevens alleen aan derden verstrekt als de ouder hiervoor ondubbelzinnig toestemming geeft. Arthemis KDV wisselt in het kader van de uitvoering van het contract met de klant en de wettelijke verplichtingen die Arthemis KDV heeft met de volgende partijen gegevens uit over ouders en kind:
• Belastingdienst: gegevens worden in het kader van de Toeslag Kinderopvang doorgegeven aan de belastingdienst. Het gaat hierbij om de volledige naam van het kind, de adresgegevens en het BSN van het kind en de ouder(s) en de tijden van opvang die worden afgenomen.
• GGD: De opvang wordt regelmatig gecontroleerd door de GGD. Deze heeft een controlerende taak, bijvoorbeeld als het gaat om de leidster-kind ratio en het maximumaantal op te vangen kinderen. De GGD kan hierbij om de gegevens van het kind (naam en geboortedatum) vragen. Deze zullen wij dan ook verstrekken.
• Exact online boekhoudsoftware: de noodzakelijke oudergegevens, zoals bank- en NAW gegevens voor de financiële administratie omtrent de opvang worden opgenomen, zoals beschreven in 1.1.
• Nanny4all software voor de kindplanning en facturatie : de noodzakelijke oudergegevens zoals genoemd in 1.1 en 1.2

3.2 Gegevensuitwisseling bij zorgen over het kind

Soms kan het voorkomen dat we ons zorgen maken over (de ontwikkeling van) het kind. U kunt hierbij denken aan fysieke verzorging, geestelijke verzorging, de ontwikkeling van het kind of omgevingsfactoren. In het belang van het kind kan het dan nodig zijn om informatie uit te wisselen met derden, zoals de GGD, het consultatiebureau, de school, maatschappelijk werk etc. Gegevensuitwisseling vindt echter alleen plaats als de ouders hiervoor expliciet toestemming hebbengegevens.

Zijn er zorgen om het kind dan heeft Arthemis KDV de plicht om met de ouders in gesprek te gaan. Samen met de ouders wordt gekeken hoe we deze zorgen over het kind kunnen wegnemen en tot een oplossing voor het kind kunnen komen. Als de ouders hier geen gehoor aan geven en de zorgen dusdanig groot zijn dat de gezondheid, de ontwikkeling of veiligheid van het kind in het geding zijn, zien we ons genoodzaakt en zijn wij verplicht om melding te maken bij Veilig Thuis. Wij zullen de ouders hier vooraf over informeren.

3.3 Identificatie klant

Er zijn situaties denkbaar waarbij de pedagogisch medewerker niet kan vaststellen of de betrokken volwassene inderdaad bevoegd is om een kind op te halen van een groep. Te denken valt aan een situatie waarin de pedagogisch medewerker nog geen kennis heeft gemaakt met de betrokken ouder of degene die het kind ophaalt is nog nooit eerder op de vestiging geweest (opa, oma of oom, tante, buurvrouw). De pedagogisch medewerker heeft het recht de persoon te vragen zich te identificeren. Dit gebeurt nadat andere mogelijkheden zijn bekeken. Andere mogelijkheden zijn o.a. overleg met collega, telefonisch contact met ouders. Vanuit de overheid dienen wij het BSN van klanten en kinderen te registreren. Tijdens het intakegesprek controleren pedagogisch medewerkers of vestigingsmanagers de bij ons geregistreerde nummers aan de hand van identiteitsbewijzen van de ouder(s) of de brief van de sociale verzekeringsbank waarin aan het kind het BSN nummer is verstrekt.

3.4 Toegang van derden tot persoonsgegevens

Binnen Arthemis KDV kunnen persoonsgegevens worden verstrekt ter uitvoering van toetsing en inspectie. Hierbij valt te denken aan de GGD inspecteur, de interne auditoren, de externe auditor(en) en de accountant. Met desbetreffende personen is een geheimhoudingsverklaring vastgelegd.

4. Gegevens medewerkers, stagiairs

Net als bij onze klanten gaan we bij Arthemis KDV zeer zorgvuldig om met de gegevens van onze medewerkers en stagiairs. Hierbij werken wij volgens de uitgangspunten zoals deze door de Autoriteit Persoonsgegevens worden gehanteerd.
– Wij verwerken en bewaren alleen gegevens die noodzakelijk zijn voor wettelijk verplichte doeleinden, salarisuitbetaling, verlofregeling, gevolgde opleidingen, te volgen opleidingen, begeleiding en coaching, het functioneren van de medewerker of stagiair of gegevens die noodzakelijk of bepalend zijn bij de uitvoering van de functie van de medewerker of stagiair.
– Gegevens worden alleen verstrekt aan degenen die belast zijn met de uitvoering van de (arbeids)overeenkomst, zoals leidinggevenden of het gastouderbureau.
– Gegevens worden nooit zonder duidelijke toestemming van de medewerker of stagiair aan
derden verstrekt tenzij hier een wettelijke verplichting voor is
– De gegevens van de medewerker of stagiair worden uiterlijk 2 jaar nadat de overeenkomst is beëindigd bij ons verwijderd. Mocht hier aanleiding toe zijn, bijvoorbeeld als er sprake is van een conflict, dan kan deze termijn verlengd worden met een maximale termijn van 10 jaar.

4.1 Gegevens sollicitanten

Als wij gegevens van sollicitanten ontvangen bewaren wij deze tot maximaal 4 weken nadat de sollicitatieronde is afgesloten. Als de sollicitant bij ons in dienst treedt worden de gegevens overgenomen volgens het beleid van medewerkers en stagiairs. Als de sollicitant niet in dienst treedt en er niet tot een overeenkomst wordt gekomen zullen de gegevens maximaal 4 weken bewaard worden. In overleg met de sollicitant kan wel besloten worden om de gegevens langer te bewaren, bijvoorbeeld om de sollicitant te kunnen benaderen over nieuwe functies die vrijkomen. Met toestemming van de sollicitant worden de gegevens dan maximaal 1 jaar bewaard.

Mocht dit gewenst of van toepassing zijn dan kan deze termijn van 1 jaar met toestemming van de sollicitant verlengd worden met een jaar. Na verstrijken van het jaartermijn wordt de sollicitant benaderd door HR met de vraag of de bewaartermijn met een jaar verlengd kan worden en of de sollicitant beschikbaar is voor werk. Gegevens van sollicitanten worden nooit aan derden verstrekt.

5. Opslagsystemen

Voor het verwerken en bewaren van gegevens maken wij gebruik van :
– Nanny4all, Exact Online, Verzuimsignaal, veruimverzekering
– We werken samen met Nationale Nederlanden, Nanny4all, met wie wij een verwerkersovereenkomst hebben afgesloten.
– Social Media; Linked in, Facebook, Instagram, Twitter
– Schriftelijke gegevens in mappen in een metalen afgesloten archiefkast.
– Apparatuur (laptops, computers, tablets, smartphones zijn beveiligd met een toegangscode of wachtwoord)
– Non-personengegevens (beleidsstukken etc) en personele gegevens (HR, notulen) worden opgeslagen in Onedrive (Ierland)

6. Klachten over het privacybeleid

6.1 Intern klachtenbeleid

Heeft u een klacht met betrekking tot de gegevensverwerking of de uitvoering hiervan, dan kunt u in eerste instantie contact opnemen met:

Arthemis KDV BV
t.a.v. Miranda Hooghart , directeur
Springweg 120 E
3511 VE Utrecht
030 – 2218958

6.2 Extern klachtenbeleid

Komt u er intern niet uit of heeft u het gevoel dat uw klacht niet serieus genomen wordt, dan kunt u contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens:

 

Februari 2022
Miranda Hooghart Directeur KDV Arthemis BV.